Wir werden hier nicht das große Bild der Kosten zeichnen und das ultimative TCO (Total Cost of Ownership)-Modell herleiten. Es wird hier weder um Betriebsformen und Hosting (On-Premises, Managed Hosting oder Cloud), Softwarearchitektur (Single Tenant oder Multi Tenant) oder leistungsartengemischte (Lizenz, Pflege, Betrieb) SaaS (Software as a Service)-Angebote gehen. Diese Themen haben streng genommen mit der Gegenüberstellung von Kauflizenz und Mietlizenz nicht direkt zu tun. Welche Vorteile hat also unser Kunde konkret durch die Miete der Softwarelizenz gegenüber dem Kauf?
Im Kern geht es nur um die Softwarelizenz
Wenn wir hier von Miete oder Kauf sprechen, treffen wir folgende Annahmen.
Kauf: Eine Softwarelizenz kann gegen Zahlung eines einmaligen Kaufpreises unbefristet genutzt werden. Es wird dabei ein Kaufvertrag über die Softwarelizenz geschlossen. Ein Wartungsvertrag über das Bereitstellen von Updates wird separat abgeschlossen und bezahlt. Ein Wartungszwang besteht rechtlich aufgrund uneingeschränkter Nutzungsrechte (beispielsweise auch Wiederverkauf) in der Regel nicht.
Miete: Eine Softwarelizenz kann gegen monatliche Mietgebühr befristet genutzt werden. Es wird ein Mietvertrag oder eine mietvertragsähnliche Vereinbarung über die Softwarelizenz geschlossen. Ein Wartungsvertrag über das Bereitstellen von Updates ist inkludiert. Ein Wartungszwang kann aufgrund eingeschränkter Nutzungsrechte bestehen.
Einen dritten Begriff können wir für die Abgrenzung und zum Verständnis nicht ganz außer Acht lassen, Software as a Service (SaaS).
SaaS: Der aktuellere SaaS-Begriff hat die Softwarelizenzmiete ersetzt, dennoch sind SaaS und Mietlizenz nicht dasselbe. Eine “SaaS-Lizenz” gibt es im Sinne dieses Vergleichs der Lizenzarten nicht. SaaS ist im eigentlichen Sinne eine Dienstleistung, in der verschiedene Leistungen (typengemischte Vertragsverhältnisse, eingeschränkte Nutzungsrechte) zur befristeten Nutzung gebündelt werden. Diese Leistungen können Lizenz, Pflege (Wartung und Support), Betrieb (Hosting) und weitere Dienstleistungen (Customizing, Change Requests) sein. Insofern kann quasi nur die Mietsoftwarelizenz Bestandteil eines SaaS-Angebots sein. Das SaaS mit der Betriebsform Cloud technisch gesehen nicht zwangsläufig einhergeht, ist noch ein anderes Thema. Vorrangig ist hier das kaufmännische Ziel von Kostenreduktion, Automatisierung und Skalierbarkeit.
Mietlizenz allgemein flexibler als Kauflizenz
Rechnet man den einmaligen Kaufpreis für die Softwarelizenz und die Wartungsgebühren gegen die Mietgebühren (Wartung inklusive) auf, muss man eine Annahme über die Vertragslaufzeit treffen. Der Vorteil einer Mietlizenz ist potenziell die kurze Vertragslaufzeit. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Gebühren einer Mietlizenz während der befristeten Nutzung nach Nutzungsgrad kosteneffizient zu skalieren (Preisstaffeln oder usage/volume based). Abschließend kann man auch Lizenzerweiterungen wie Mandanten oder Testsysteme in der Mietlizenz kosteneffizient handhaben. Die Lizenz wird quasi von einer gekauften Sache zu einer (flexibel) gemieteten Dienstleistung.
Mietlizenzgebühren sind Betriebsausgaben, die Kauflizenz ist abzuschreiben. Dafür kann man die erworbene Softwarelizenz (Standardsoftware) weiterverkaufen. Die höhere Anfangsinvestition beim Softwarekauf gegenüber der Miete (Pay as you earn) kann man als Nachteil sehen, allerdings kann eine Softwarelizenz bei entsprechender Verzinsung finanziert werden.
Weitere Kategorien wie Skalierbarkeit oder Flexibilität bei Unternehmenswachstum sind nicht nur von der Lizenzierung, sondern von der Gemengelage aus Lizenz und Betrieb, also einem Leistungspaket abhängig. Hier spielt die Unterscheidung zwischen On-Premises und Cloud-Hosting die entscheidende Rolle. Klar ist es kosteneffizient, beispielsweise bei wenigen Bestellvorgängen in einem Onlineshop oder wenigen Auskunftsabfragen in einem Kundenportal am Anfang sehr günstig mit einer Mietlizenz zu starten und dann nur bei (gegebenenfalls nur zeitweise) vielen Transaktionen oder Anfragen automatisch die passende Lizenzierung zu haben, die sich bestenfalls dann auch wieder preislich herunterskaliert.
Dass Updates leichter und reibungsloser ablaufen, hat noch weniger mit der reinen Lizenz zu tun. Hier sind wird dann bei der Gemengelage Lizenz, Wartung, Support und auch (Fremd-/Eigen-) Hosting, also einem SaaS-artigen Leistungspaket. Bei der reinen Mietlizenz werden die Updates, zu denen der Wartungsvertrag bezugsberechtigt, im Rahmen einer Projektvereinbarung als Werkvertrag oder im Rahmen eines dienst vertraglichen Support-SLAs eingespielt.
Mietlizenz ONE EXPERIENCE B2B
ONE EXPERIENCE B2B besteht aus Onlineshop (OXID eShop) mitsamt Onlineshop-API, Middleware und ERP-Connector. Die Middleware basiert auf weiteren Cloud-Diensten und wird in der Cloud betrieben. Das Produkt wird nur als Mietlizenz angeboten. Die Mietlizenz für ONE EXPERIENCE B2B hat eine Mindestlaufzeit von 36 Monaten.
Die Flexibilität steckt in den Lizenzbestandteilen. Test- und Produktivumgebungen sowie Mandanten sind in der Mietlizenz genauso wie die Wartung bereits enthalten. Preisstaffelungen für Transaktionsanzahl und Leistungsumfang der Hosting-Ressourcen sorgen für Kosteneffizienz.
Im Vergleich mit den Kosten eines Softwarekaufs ist die Mietlizenz ist keine versteckte Preiserhöhung für die zeitliche gedehnte Zahlungsregelung für die Softwarelizenz, sondern umfasst ein kundenorientiertes Lösungspaket für ein leistungsfähiges Produkt, das aus Kundensicht über den Kauf von Standardsoftware hinausgeht, weil es ein End-to-End-Lizenzpaket für ERP-integrierten B2B-E-Commerce bietet.
Versteckte Kosten (TCO-Modell) entstehen im Übrigen vielmehr bei Software-Lizenzkäufen, für dessen die Durchführung von Updates der Kunde alleinverantwortlich ist. Updates werden übersprungen, die Updatefähigkeit gefährdet. Zwar ist es nicht ganz sauber, die Vorteile einer Lizenz durch das zusätzliche Paket an Dienstleistungen zu argumentieren, aber in der Praxis dürften Mietlizenzen inklusive Wartung und zusätzlichem Hosting- und Supportvertrag (SLA) zuverlässiger und sicherer im Betrieb sein.
Kein SaaS, sondern Mietlizenz
Warum bieten wir eigentlich keine SaaS-Dienstleistung an? Ein SaaS-Vertrag ist im deutschen Recht meist eine Art Rahmenvertrag, aus dem verschiedene Miet-, Dienst (SLA)- und Werkverträge hervorgehen. Wir erhalten uns die Flexibilität, Vereinbarungen über Lizenz, Wartung, Support, Hosting, Implementierung, Customizing, Change Requests in leistungsartgerechten Verträgen zu regeln. Inhaltlich ist das sinnvoll, weil unsere Leistungen auf Standardsoftware beruhen, die an die Anforderungen unserer Kunden angepasst wird.
Besser Lösungspakete aus Lizenz und Services vergleichen
Allein die Flexibilität der Lizenzen gegenüberzustellen, bringt für die Kostenplanung wenig. Wer tauscht schon vorhersehbar die aufwändig angepasste Standardsoftware nach ein paar Monaten wieder aus und kann die kürzere Laufzeit einer befristeten Mietlizenz als Kostenvorteil gegenüber dem unbefristeten Kauf nutzen.
Wichtig ist die Frage, muss, kann oder will man die Pflege und den Betrieb der Softwarelösung eigenverantwortlich übernehmen. Wenn das nicht so ist, kann man im Lösungspaket der Mietlizenz mit Support- und Hostingvereinbarung (SLA) - so wie bei ONE EXPERIENCE B2B - durchaus Kostenvorteile gegenüber vergleichbaren Lösungen erreichen.
Allgemein wird man die Frage, was besser für das eigene Unternehmen ist, wohl nur im Gesamtpaket von Lizenz, Wartung, Hosting, Support und Professional Services bewerten können.